El siguiente artículo va dirigido a profesionales o empresas que tienen una tienda online o que son responsables del departamento de ecommerce de la compañía. A lo largo de nuestra experiencia nos hemos encontrado con una situación muy parecida en todas las empresas. La empresa que gestiona el ERP no es la misma que la que gestiona el Ecommerce. No es así en todos los casos, existen muy buenas empresas que son capaces de integrar un ERP y la tienda online. Si este último es tu caso, no deberías preocuparte de nada, ya que será la misma empresa la responsable de hacer esta conexión. Llegados a este punto, y siguiendo con el primer planteamiento en el que las empresas de ERP y Ecommerce no son las mismas, hay que dejar bien claras las responsabilidades de cada uno para llevar a cabo la conexión. Es necesario que ambos proveedores se pongan de acuerdo y establezcan los protocolos de comunicación necesarios para realizar la conexión a dos bandas. En teoría una sincronización de ERP con Ecommerce no debe ser traumática. Si es así creo que alguno de los dos proveedores o incluso los dos se están equivocando. En ese momento surgirán problemas por todos sitios y nadie querrá dar la cara. Por eso, desde liveCommerce siempre insistimos en la importancia que tienen los partners tecnológicos en el éxito de un Ecommerce. Una vez se tiene clara la responsabilidad de cada uno se deben definir las responsabilidades de las dos partes. A continuación pasamos a definir qué procesos a nivel general intervienen en una conexión de este tipo.

Qué datos debemos tener en cuenta en la sincronización:

En este tipo de sincronizaciones los datos más importantes a tener en cuenta son casi siempre los mismos:

• Catálogo de productos
• Libreta de clientes con sus direcciones y otros datos
• Pedidos
• Tarifas

El Ecommerce debe:

• Actualizar los productos que consume directamente desde el ERP.
• No mostrar productos nuevos si la ficha de producto y resto de datos asociados directamente con la venta al público están completados. Por lo tanto en la actualización de productos deberán marcarse como desactivados con fecha de creación aquellos que sí están en el ERP pero que todavía no estaban en el Ecommerce.
• Lo mismo para las categorías.
• Extraer tarifas del ERP. Precios por clientes, por grupos, por categorías de productos, por ofertas, etc...
• Actualizar base de datos de clientes.
• Actualizar Stock.

El ERP debe:

• Actualizar pedido que se genera en la tienda online
• Dar de alta clientes que se registran en la tienda online.
• Actualizar Stock.

Dos opciones clave:

Para hacer esta sincronización es necesario contar con una de estas dos opciones:

• Disponer de una tabla intermedia que relacione el identificador de producto del ERP con el identificador de producto del Ecommerce.
• O jugar con el SKU (Stock Keeping Unit) - Unidad de mantenimiento de inventario. Simplemente llamado identificador de REFERENCIA.

De cualquiera de estas dos formas es posible mantener la integridad.

Plano técnico:

En un mundo ideal el ERP dispone de webServices y el Ecommerce también. En la vida real no siempre es así. No obstante es sencillo definir un protocolo de datos en XML (o JSON, etc...) que sirva para hacer de intercambiador. El ERP genera los XML's que el Ecommerce debe consumir y el Ecommerce genera los XML's que el ERP debe consumir. Con una simple comunicación por XML es posible tener conectados los dos sistemas. Estos XML's deberán ser accesibles por un protocolo de red (el más habitual http), por lo tanto será necesario que las dos empresas suban estos archivos a un servidor donde posteriormente consumirán cada unos los datos. Los beneficios de tener definido un protocolo de datos es que si algún día ha de cambiar de ERP o de plataforma de Ecommerce solo tendrá que programar 1 conexión y no dos.

Tiempo de refresco en la conexión:

Dada la simplicidad de los mecanismos aquí expuestos, la comunicación no es en PUSH (sin retraso) sino que se hace con una tarea programada que se ejecuta cada X tiempo (este tiempo dependerá de la criticidad para el negocio el tener actualizados los datos en los sistemas). En varios de nuestros clientes dada la necesidad que tienen de actualizar stock esta tarea se ejecuta cada minuto del día.   Redactamos este artículo para dar una guía básica a todos los responsables de ecommerce que se ven con la dolorosa tarea de tener que sincronizar los sistemas internos de la empresa. Si tiene alguna duda, rogamos que por favor se ponga en contacto con nosotros vía e-mail o directamente llamando a nuestras oficinas. Le atenderemos sin ningún compromiso.